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江西陶瓷工艺美术职业技术学院公务卡使用管理办法(试行)

发布者:chk-cwc   发布时间:2015-3-24   浏览次数:5703次 

第一章 总 则
    为进一步加强财务管理,规范公务支出,提高公务支出透明度,减少预借款项和现金支付结算,提高资金使用效率,根据财政部《关于加快推进公务卡制度改革的通知》财库〔2012〕132号和江西省《省级预算单位公务卡管理暂行办法》财库〔2007〕36号文件精神,结合学院实际,制定本办法。
    第一条 公务卡的性质和办理范围
    公务卡,是指我院教职工个人持有、保管和使用,主要用于日常公务支出和财务报销业务的个人信用贷记卡。具有一定的透支消费额度和透支免息期。办理公务卡人员包括学院在编在岗职工、享受人事代理人员和部分外聘人员。公务卡实行“一人一卡”实名制,教职工个人为持卡人并承担相应法律责任。
    第二条 公务卡结算方式及适用范围
    公务卡结算方式是指学院财务处与教职工之间的结算方式,是财务处将教职工在公务活动中使用公务卡刷卡消费、现金消费的资金,通过单位零余额账户和发卡银行划入教职工公务卡的方式。
凡在省级预算单位公务卡强制结算目录内的公用经费支出项目(具体见附件)均应按规定使用公务卡结算,原则上不再使用现金结算。原使用转账方式结算的,可继续使用转账方式。
    下列情况可暂不使用公务卡结算:
    1.在县级以下(不包括县级)地区发生的公务支出;
    2.在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出;
    3.按规定支付给个人的支出;
    4.签证费、快递费、过桥过路费、出租车(小额)费用等目前只能使用现金结算的支出。
    因客观条件限制无法使用公务卡而采用现金支付且符合规定,按规定报销后将报销资金转入公务卡。
 
第二章 公务卡日常管理
    第三条 公务卡开立的基本程序
    (一)办理公务卡人员必须是学校在岗职工,是否开卡根据教职工自愿,符合规定而未按规定使用公务卡的,一律不予报销。
    (二)公务卡由学院财务处统一协助办理。以学院各部门(分院)为办理单位,由组织人事处核实其身份,本人亲笔如实填写《中国建设银行财政预算单位公务卡申请表》连同身份证复印件由学院各部门(分院)经办人送交财务处统一协助办理。
    (三)新进人员可以在财务处办理工资卡时,亲笔如实填写《中国建设银行财政预算单位公务卡申请表》连同身份证复印件由财务处汇总,送至发卡行办理。
    (四)公务卡使用银联标准信用卡。公务卡免费开卡、免收年费、账单到期短信提醒。到期免费换卡、免挂失、补办卡手续费,具有一定的信用透支额度和20-50天的透支免息期。我院规定公务卡的信用额度为:院级领导3万元,中层干部及招生专干2万元,其他人员为1万元。
    (五)持卡人使用公务卡消费结算的各项公务支出,必须在发卡行规定的免息还款期内,到财务处报销。因个人原因报销不及时造成的罚息、滞纳金等相关费用以及由此带来的对个人资信影响,由持卡人负责。
免息还款期是指针对消费交易,对按期全额还款的持卡人提供的免息待遇,免息时间为银行记账日至还款日期间,最长50 天,最短20 天。由于每张公务卡的账单日不同,因此持卡人要牢记所持公务卡的账单日。
计算举例说明:假设李先生的账单日为每月7 日,则到期还款日为每月27 日。
若李先生4 月8 日消费1 笔且当天入账,到期还款日为账单日(5 月7 日)后20 天,该笔消费免息期为50 天(4/8-5/27);
若李先生4 月18 日消费1 笔且当天入账,到期还款日为账单日(5 月7 日)后20 天,该笔消费免息期为40 天(4/18-5/27);
    若李先生5 月7 日消费1 笔且当天入账,到期还款日为账单日后20 天,该笔消费免息期为20 天(5/7-5/27)。
    第四条 公务卡的使用和管理
(一)公务卡及密码由个人保管,限本人使用。
(二)公务卡用于单位公务支出的结算,持卡人在未按规定办理报销手续之前,无论是公务消费还是个人消费均属个人行为,个人承担由此导致的经济、法律等全部责任。
(三)组织人事处应将在职人员变动情况及时通知财务处;持卡人因调离、退休等原因离开学校,应按要求及时还清债务,结清余额,并告知财务处,由财务处通知发卡银行办理公务卡的申办或销户手续。
(四)公务卡遗失或损毁后的补办等事项,由持卡人到发卡行申请办理,并及时到财务处备案公务卡的相关信息。
 
第三章 公务卡支付与报销管理
    第五条 公务卡结算的报销原则
    (一)使用公务卡结算,仍执行现行财务管理制度和报账流程。
    (二)持卡人因公务活动使用公务卡消费时,应取得本人签名的公务卡消费交易凭条(POS机小票)和相应的原始发票。
    (三)因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应报销款项退回财务处,由财务处负责办理相关手续。
    (四)有下列情形之一的,所产生费用由持卡人个人承担,不予报销:
    1.使用公务卡用于个人消费的部分;
    2.报销费用与提供的报销凭证、公务卡消费交易凭条(POS机小票)不符的;
    3.持卡人透支提取现金所产生的手续费、利息等;
    4.因持卡人个人原因,未能在公务卡免息期内申请报销,所造成的罚息和滞纳金等;
    5.因持卡人个人保管不慎或遗失等原因,导致公务卡被盗刷所形成的支出和损失;
    6.其他不符合财务管理规定和要求或超出标准的消费。
    第六条 公务卡结算的报销程序
    (一)对于差旅费、会议费、招待费、购买物品等公务支出,使用公务卡结算的,应在公务卡信用额度内,先通过公务卡结算,并取得发票等财务报销凭证和公务卡消费交易凭条(POS机小票)。
    (二)持卡人在公务消费后应尽快办理财务报销手续,最迟应于免息还款日前10个工作日,整理所有公务消费合规的原始发票和经本人签名的公务卡消费交易凭条(POS机小票),按财务报销审批程序进行报销。
    (三)持卡人因出差在外或其它特殊原因,确实无法在规定的免息还款期内办理财务报销手续的,可通过传真等书面方式委托本单位其他人员填制正式借款单,并提供持卡人姓名、卡号、消费时间和每笔消费金额的明细信息,经财务人员审核后先办理借款手续,于免息还款期前先将资金转入公务卡,待持卡人回单位后及时补办报销手续并冲销其借款。
寒暑假期间发生的公务支出也必须使用公务卡,报销款由个人先行垫付存入银行,待开学后统一报付。如公务支出数额较大,个人无法垫付,可联系财务处办理报销手续。
    (四)会计人员对持卡人签字确认的公务卡消费交易凭条及报销单据等进行审核后,打印会计凭证,出纳人员登陆公务卡支持系统,根据持卡人提供的姓名、交易日期和消费金额等信息,查询核对公务消费的真实性,审核确认属实后予以付款、办理公务卡还款手续。
 
第四章 管理职责
    第七条  财务处在公务卡管理工作中的主要职责
    (一)宣传并组织教职工办理公务卡,协同组织人事处做好新增、调动和退休等人员的公务卡管理工作。
    (二)审核持卡人提请报销的公务卡消费凭证,及时办理公务卡报销还款和资金退回处理等工作。
    (三)协助发卡行维护公务卡管理系统,会计人员对持卡人签字确认的公务卡消费交易凭条(POS机小票),报销审核凭证及报销单据进行审核后登录公务卡支持系统,根据持卡人提供的姓名、交易日期和消费金额等信息,核对公务消费的真实性,审核确认后予以报销。出纳人员将公务卡支持系统所生成公务支出明细表和汇总表与支出报销单进行复核确认,统一办理公务卡还款业务。
    (四)配合上级财政部门做好公务卡监督管理等工作。
    (五)严禁将非本单位工作人员纳入公务卡管理范围、违规办理公务卡报销业务或查询、泄漏持卡人的私人交易信息。
     第八条 各部门负责人在公务卡管理工作中的主要职责
    各部门负责人应严格执行财经纪律,对本部门公务卡持卡人的公务消费行为进行管理和审核,严格控制支出,杜绝无预算、超范围、超标准的支出,确保公务消费支出控制在规定范围之内。
    第九条 教职工个人在公务卡管理工作中的主要职责
    (一)公务卡实质上是个人在银行办理的贷记卡,涉及个人信誉资质高低,要本着诚实守信和对自己负责的态度,保管使用好公务卡。
    (二)超过发卡行规定的免息期还款,承担不及时和不完全还款的全部责任;因个人报销不及时造成的罚息、滞纳金等费用,由持卡人承担。
    (三)公务消费时要保留好个人签名的消费交易凭条(POS机小票)和相应发票等原始凭证,以备报销使用。
    (四)公务卡及密码由个人保管,遇调动、辞职、退休等影响公务卡使用的情况,要主动向财务处和发卡行报告。
    (五)对消费交易发生疑义,可按发卡行规定向发卡行提出交易查询。
    (六)持卡人要严格遵守国家关于银行卡使用管理的有关规定,规范使用公务卡。严禁持卡人违规使用公务卡。对恶意透支、拖欠还款和将非公务支出用于公务报销,等所产生的后果,由持卡人负责,学校不承担由此引发的任何责任。
    第十条 每年12月1日至12月31日若要发生公务卡消费,须通知财务部门并经其同意方可消费,以避免因单位零余额账户上资金不足或年底因财务结账报账不及时无法还款而产生罚息。
    第十一条  实行公务卡结算后的管理
    实行公务卡结算后,根据财政公务卡改革的进程,学院将逐步取消现金结算业务。
工资、津补贴、奖金等工资性支出通过个人工资卡结算,日常商品服务支出通过公务卡结算。
属于下列情况之一,经学院各部门(分院)负责人、财务处、分管校领导审批同意后,可以打入其公务卡上,无公务卡的临时工或退休人员打入其个人银行卡上。
    (一)确需发放的慰问金或其他抚恤救济性支出。
    (二)使用非本校教职工的个人劳务费、讲课费、咨询费等支出。
    (三)确需给临时聘用人员的费用。
    (四)确实不具备刷卡条件的商业服务网点发生的人民币1000元以下零星支出。
    (五)离退休人员报销的费用。
    (六)其他特殊情况经批准的支出项目。
    第十二条:本办法发卡之日起开始执行,解释权归财务处。
 
2015年3月18日
 
 
 
 
 
附件:
                          省级预算单位公务卡强制结算目录
 
序号
公务卡结算项目
   
01
办公费
指单位购买按财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出。
02
咨询费
指单位咨询方面的支出。
03
手续费
指单位支付的手续费支出。
04
邮电费
指单位开支的电话费、电报费、传真费、网络通讯费等支出。
05
物业管理费
指单位开支的办公用房、职工及离退休人员宿舍等的物业管理费,包括综合治理、绿化、卫生等方面的支出。
06
差旅费
指单位工作人员因出差支付的住宿费、购买机票支出等。
07
维修(护)费
指单位日常开支的固定资产(不包括车船等交通工具)修理和维护费用,网络信息系统运行与维护费用。
08
租赁费
指租赁办公用房、宿舍、专用通讯网以及其他设备等方面的费用。
09
会议费
指会议中按规定开支的房租费、伙食补助费以及文件资料的印刷费、会议场地租用费等。
10
培训费
指各类培训支出。
11
公务接待费
指单位按规定开支的各类公务接待(含外宾接待)费用。
12
专用材料费
指单位购买日常专用材料的支出。具体包括药品及医疗耗材,农用材料,兽医用品,实验室用品,专用服装,消耗性体育用品,专用工具和仪器,艺术部门专用材料和用品,广播电视台发射台发射机的电力、材料等未列省级采购目录的支出。
13
其他交通费用
指单位除公务用车运行维护费以外的其他交通费用。如飞机、船舶等的燃料费、维修费、保险费等。