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江西陶瓷工艺美术职业技术学院公文处理办法

发布者:院办   发布时间:2009-5-6   浏览次数:2560次 

第一章  总则
为使我院公文处理工作实现规范化、制度化、科学化管理,参照《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》,结合我院的工作实际,特制定本办法。
第一条 根据《国家行政机关公文处理办法》,结合学院实际,为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化,制定本办法。
第二条 学院的公文是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家有关保密规定,确保国家秘密的安全。
第六条 各级行政管理负责人应高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本院公文处理的领导和监督。
第七条 积极推进办公手段现代化和公文处理信息化。
第八条 学院办公室是公文处理的管理机构,主管本院并负责指导各处室(系)的公文处理工作。
第二章 公文种类
第九条 学院公文种类主要包括:
(一)决定
适应于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关部门及人员,变更或者撤销各处室(系)不适当的决定事项。
(二)通知
适用于批转下级部门的公文,转发上级机关和不相隶属单位的公文,传达要求下级部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项,任免人员。
(三)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(四)报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(五)请示
  适用于向上级机关请求指示、批准。
(六)批复
适用于答复下级部门的请示事项。
(七)意见
  适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(八)函
适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(九)会议纪要
适用于记载和传达会议精神和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)涉及国家秘密的公文要标明密级和保密期限。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
(三)发文机关标识应当使用全称或者规范化简称;联合行文时,主办单位排列在前。
(四)发文字号应当包括学院代号、年份、序号。以院党委和院行政名义发文,为赣美职院党〔〕×号、 赣美职院〔〕×号。
(五)上行文应当在首页注明签发人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(七)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
(八)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖公章。
(九)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。
(十)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
(十一)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
(十二)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关(部门),应当使用全称或者规范化简称、统称。
(十三)文字从左到右横写、横排。
 第四章 行文规则
 第十一条 行文应当确有必要,注重实效。
  第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
 第十三条 处室(系)之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,学院责令纠正或撤销。
第十四条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送下级部门。“报告”不得夹带请示事项。
第十五条 除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以学院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第五章 发文办理
第十六条 发文办理指以本院名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十七条 草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的观点,要切实可行并加以说明。
(二)情况确实,观点明确,表达准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、学院的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第十八条 以学院名义制发的上行文,由主要负责人或主持工作的负责人签发;以学院名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。已签发的文件,一般不得再作修改。确因特殊情况需要对文稿进行修改的,修改后应经签发人复审。
第十九条 公文送负责人签名前,应当由办公室进行审核,审核的重点是:是否需要行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定,文字是否有错漏等。
第二十条 公文正式印制前,院办文秘部门应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
第二十一条 为提高公文质量,院办公室决定在公文核稿中使用“公文商办单”(见附件)。在公文核稿中,如发现上报公文基础太差,修改起来十分困难,即将该公文退回原处室(系)作进一步的修改或补充。目的是保证公文的质量和不影响其他公文的审核。
第六章 收文办理
第二十二条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、督办、承办、催办等程序。
第二十三条 收到各处室(系)上报需要办理的公文,院办文秘人员应当进行审核。审核的重点是:是否由本院办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规和党的教育方针、政策,以及其他有关规定;文种使用、公文格式是否规范。
第二十四条 上级机关或平行单位发给学院的公文,由院办公室统一签收、分办,提出拟办意见,各处室(系)报送给学院的公文,由院办公室登记签收;重要和紧急公文,即由院办公室根据来文内容、时限呈送有关院领导批示后办理。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的,应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
第二十五条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请主管或分管院领导协调或裁定。
第二十六条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署办理意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
第二十七条 实行记时办文。各办文人员在接收、办理公文过程中,应当认真做好收文登记。院办公室负责重要公文的催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
第七章  公文归档和管理
第二十八条 各部门在工作中形成的各种文件材料由本部门整理、立卷、归档,并按年度移交学院档案室统一管理。
第二十九条 归档范围内的公文,应当根据其相互关系、特征和保存价值等整理、立卷,要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本部门的主要工作情况,便于保管和利用。
第三十条  联合办理的公文,原件由主办部门整理、立卷、归档,其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。
  第三十一条 各部门对收到的各种公文,经负责人阅视后,应交由专人妥善保存。
  第三十二条 对没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和有关负责人批准后,定期销毁。
第九章
第三十三条  本办法的解释权属学院行政办公室。
第三十四条 本办法经学院保密工作领导小组批准,自公布之日起实施。